Qualsiasi organizzazione con una flotta di veicoli aziendali sa che il fleet management implica una serie di considerazioni non banali, motivo per cui c’è bisogno di una car policy.
Un'auto aziendale può essere utile per una moltitudine di scopi. Può aiutare i datori di lavoro ad attrarre, trattenere e motivare il personale. Può migliorare l'immagine dell’impresa, comunicando valori come la responsabilità ambientale. E poi, naturalmente, svolge le funzioni più pratiche come il trasporto dei dipendenti, insieme a tutti gli strumenti e le attrezzature di cui hanno bisogno.
Il compito di una car policy o fleet car policy è quello di mettere a disposizione un documento, concordato dal management dell’azienda, che copra il maggior numero possibile di questioni legate alle auto aziendali: dalla definizione degli obiettivi fino alle linee guida e alle regole che si applicano ai conducenti.
In questo articolo analizziamo i due punti fondamentali per costruire al meglio questo importante documento.
Indice:
1. Da dove iniziare a costruire la car policy
2. Quali elementi inserire nella car policy
1. Da dove iniziare a costruire la car policy
Anche se alcune aziende hanno già una car policy, questa spesso non è aggiornata poiché è stata scritta molti anni fa e quindi non è più attuale. La cosa migliore da fare quando si scrive una car policy è iniziare da zero.
Ecco i punti chiave che dovresti considerare per costruire una car policy moderna.
- Identifica e coinvolgi i tuoi stakeholder nella car policy
La car policy funzionerà solo se è supportata dal management della tua impresa, quindi è necessario coinvolgere le parti interessate sin dall'inizio e durante tutto il processo per scrivere il documento.
Le parti interessate coinvolte variano ampiamente da azienda a azienda, ma è probabile che includano il tuo team operativo, il dipartimento delle risorse umane, esperti di salute e sicurezza, i tuoi direttori finanziari e, ultimi ma non meno importanti, i conducenti dei veicoli.
- Decidi gli obiettivi della car policy
Dopo aver raccolto le opinioni dei tuoi stakeholder, puoi iniziare a stilare gli obiettivi della fleet car policy. Alcuni di questi sono obbligatori, come la conformità legale dei veicoli, mentre altri dipenderanno molto dalla tua azienda, dal settore in cui opera e dalle sue esigenze quotidiane, come dicevamo nell’introduzione. Ad esempio, in alcune organizzazioni, la politica di scelta del veicolo è generosa e molto orientata all'attrazione e alla fidelizzazione dei dipendenti; in altre, l’auto aziendale è semplicemente uno strumento di trasporto di cui il dipendente ha bisogno per il proprio lavoro e quindi la scelta del modello è ristretta.
- Trova partner di benchmarking pertinenti
L’obiettivo è rendere la tua car policy chiara ed efficace. Per fare questo, devi misurarla con altre e il modo migliore è confrontarti con organizzazioni simili alla tua. Trovare partner per il benchmarking non è sempre facile ed è una delle aree in cui le competenze del Fleet Management di Fratelli Giacomel ti possono aiutare.
- Tieni d’occhio il timing del processo
Come ogni grande progetto interno, la redazione di una car policy può facilmente subire ritardi o deviazioni rispetto ai programmi. È dunque necessario avere ben chiaro il timing del processo, fissando le scadenze entro le quali va completata la scrittura della car policy.
2. Quali elementi inserire nella car policy
Questa sezione copre le aree che dovresti includere nella struttura della car policy e suggerisce quali temi considerare per sollecitare il contributo dei tuoi stakeholder.
I. Idoneità, assegnazione e scelta del veicolo
Idoneità
Nella maggior parte delle organizzazioni, il diritto a un veicolo aziendale rientra in due categorie principali:
1. “Veicoli essenziali”, dedicati a chi necessita di un veicolo per il proprio lavoro
2. “Veicoli di status”, che vengono affidati ai collaboratori come parte della loro offerta aziendale.
Assegnazione
I conducenti dovrebbero essere considerati idonei per un veicolo aziendale solo se possono soddisfare determinate condizioni (ad esempio, la tipologia di patente di guida idonea, la capacità di saper guidare veicoli commerciali e così via).
Car list, la scelta del veicolo
La maggior parte delle flotte ha una politica di scelta dei veicoli strutturata, strettamente legata a considerazioni finanziarie, economiche, di sicurezza e ambientali. È con questi canoni che viene costruita la car list. Tuttavia, dovrai anche considerare la percezione dei veicoli da parte dei conducenti e le implicazioni sui benefici di ciascuno di loro. Ad esempio, la forza di vendita potrebbe avere necessità di un veicolo di alta gamma, per dimostrare lo status dell’impresa. O al contrario, si potrebbe voler optare per veicoli sobri in modo da non suscitare eccessivo interesse sulla politica aziendale.
II. Fringe benefit
Il fringe benefit è un modo in cui si può offrire un veicolo aziendale a un dipendente, una voce che compone l’offerta economica in una forma diversa dallo stipendio.
Il beneficio accessorio o Fringe benefit è soggetto a tassazione che dipende anche dalla tipologia di vettura e dalla potenza/emissione inquinante del motore, quindi è una voce da valutare quando si vuole rendere disponibile un veicolo ai propri collaboratori.
III. Responsabilità legali
In qualità di datore di lavoro, quasi tutte le responsabilità legali relative ai veicoli aziendali sono legate alla sicurezza, al dovere di diligenza (manutenzione) e all’assicurazione dei veicoli. Come impresa hai quindi il dovere di garantire che i conducenti siano adeguatamente preparati e qualificati per guidare il tipo di veicolo scelto, che non venga loro chiesto di trascorrere una quantità irragionevole di tempo al volante e che i loro veicoli siano adatti allo scopo e adeguatamente manutenuti. È importante sottolineare che, da un punto di vista legale, è necessario disporre di una traccia di controllo in modo da poter dimostrare, in caso di potenziale azione penale, di aver adempiuto alle proprie responsabilità legali.
IV. Responsabilità del conducente
Responsabilità in materia di sicurezza e manutenzione
Quando si assegna un veicolo aziendale a un conducente, gli si attribuisce la responsabilità di un bene di alto valore che può causare lesioni o addirittura la morte se utilizzato senza cura. È importante che il conducente comprenda la propria responsabilità di guidare in sicurezza e in conformità con le regole della strada, oltre a garantire che il proprio veicolo sia adeguatamente manutenuto in termini di ordinaria amministrazione.
Gestione degli incidenti
Nella car policy è anche importante segnalare le decisioni riguardanti la responsabilità del conducente in caso di incidente.
Comportamento di guida
Un'altra area chiave della gestione del veicolo da parte del conducente è il comportamento dei dipendenti al volante. Il personale deve essere consapevole del fatto che l’unico modo di guidare il veicolo, qualunque esso sia, è nel rispetto della legge.
V. Impatto ambientale
L'importanza dell'impatto ambientale della flotta varia ampiamente da azienda ad azienda, a seconda della cultura aziendale e del settore in cui si opera.
Questa è un'area in cui la car policy potrebbe richiedere un aggiornamento regolare man mano che la green mobility (i veicoli ibridi ed elettrici) amplia la gamma disponibile per la flotta.
VI. Alternative ai veicoli aziendali
La car policy si concentra sulla gestione dei veicoli aziendali, ma a volte è necessario prevedere alcune alternative. Questa sezione copre le questioni relative alla cosiddetta “flotta grigia”. Con questo termine ci si riferisce ai dipendenti che non hanno diritto a un'auto aziendale, ma che occasionalmente guidano i veicoli aziendali per motivi di lavoro. Inoltre, la flotta grigia può anche riferirsi a conducenti che ricevono un’indennità economica al posto di un'auto aziendale. In termini pratici, questa è una delle aree più difficili della stesura della car policy aziendale perché tutte le responsabilità legali che si applicano ai veicoli della tua azienda si applicano anche in questa sezione.
Dopo aver completato una prima bozza, la car policy può essere rivista dalle parti interessate.
Entro la tempistica definita nei punti precedenti, la car policy va sottoposta a un processo di revisione tempestivo.
La versione finale del documento, concordata da tutti, dovrebbe essere distribuita a tutti i dipendenti che possiedono (o possederanno) un veicolo aziendale, i quali devono firmarla per confermare di aver letto e compreso la politica per le auto aziendali e che la condividono.
Come ben sappiamo, specialmente dopo la pandemia del 2020, le condizioni in cui opera una flotta cambiano continuamente.
La car policy deve tenerne conto: per questo dovrebbe essere riesaminata una volta all’anno.
Una volta stilata la car policy, è il momento della car list.
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