Costruire una car list: tutto quello che devi sapere

Qualsiasi organizzazione con una flotta di veicoli aziendali sa che il suo funzionamento quotidiano dipende da una serie di informazioni che vanno necessariamente analizzate. Tipicamente, questo si fa a monte con la car list e la car policy. Ad esempio, bisogna considerare chi utilizzerà i veicoli e per quale scopo, quali sono le eventuali responsabilità legali e le considerazioni ambientali da fare.

Clicca il bottone qui sotto e scarica la guida su come costruire la tua car list! 

Il compito della car list è semplicemente quello di mettere a disposizione del fleet manager una scelta di vetture in linea con la policy concordata a livello centrale e con le regole che si applicano alle diverse fasce della popolazione aziendale. Quali sono, dunque, gli aspetti principali da considerare per stilare una car list?

Indice: 

1. Determinare le funzioni del personale e la destinazione d’uso dei veicoli

2. Le voci principali da inserire in car list

3. Tre consigli per stilare la car list perfetta

1. Determinare le funzioni del personale e la destinazione d’uso dei veicoli

La car list deve quindi essere divisa in fasce, principalmente a seconda di tre criteri:

• le funzioni aziendali individuate
• il canone di pagamento che si vorrebbe sottoscrivere e il budget individuato in base a ogni singola figura professionale
• la destinazione d’uso di ciascun veicolo

Una buona car list permette di gestire tutte le esigenze e offre più possibilità per ciascun collaboratore, in modo da agevolare la scelta.

2. Le voci principali da inserire in car list

Per individuare le migliori soluzioni per la costruzione di una car list bisogna valutare alcune voci fondamentali:

• Modelli

Come abbiamo spiegato al punto 2, a seconda della funzione aziendale, del budget disponibile e della destinazione d’uso vanno elencati i modelli idonei tra cui scegliere. Quando si valuta il modello si deve far riferimento non solo all’estetica e alla potenza della vettura, ma anche ai comfort e alle tecnologie disponibili: un commerciale che ha esigenza di guidare per lunghi tratti in zone montuose avrà necessità diverse rispetto a un suo pari che si deve spostare solo in centro città.

• Tetto massimo di chilometri

Indicare il numero di chilometri percorribili è necessario per andare a definire i canoni di pagamento: tipicamente si delinea un tetto percorribile con ciascun modello, a seconda delle esigenze del conducente e della destinazione d’uso del veicolo. Come abbiamo riportato prima, un tecnico manutentore che viaggia per tutta l’Italia ha necessità di un chilometraggio diverso rispetto a un commerciale che si sposta solo in centro città.

• Consumi ed emissioni

Punto cruciale nella scelta dei veicoli sono le emissioni inquinanti e i consumi dei veicoli, due voci collegate fra loro e alle voci di costo nella scelta del veicolo. Optare per veicoli a ridotte emissioni può essere un’opzione suggerita sia dalla CSR aziendale (o da altre politiche green interne) sia dalla questione del fringe benefit aziendale.

Dal 1° luglio 2020, la soglia del fringe benefit da tassare ha subito una riduzione per i veicoli più ecologici, passando dal 30% al 25% per le percorrenze medie di 15.000 km l’anno. Sono state penalizzate le vetture con maggiori emissioni di CO₂, secondo queste soglie:

• 25% - emissioni CO2 inferiori a 60 g/Km;
• 30% - emissioni CO2 tra 60 e 160 g/Km;
• 40% - emissioni CO2 tra 160 e 190 g/Km;
• 50% - emissioni CO2 superiori a 190 g/Km.

A decorrere da gennaio 2021, sono previsti ulteriori aumenti per i veicoli più inquinanti:

• 50% per i veicoli con valori di emissione di CO₂ da 160 g/km a 190 g/km;
• 60% per i veicoli con valori di emissione di CO₂ superiore a 190 g/km.

Di conseguenza, molte aziende ricorrono a scelte di veicoli ibridi o elettrici per poter rientrare nei parametri richiesti e risparmiare. 

Gestione della flotta aziendale post-Covid19: clicca sul bottone qui sotto per scoprire l’approfondimento.

• Franchigia

Un argomento delicato, quello della franchigia, ma di fondamentale importanza nel momento in cui si stila la car list. Siccome questo termine rappresenta la soglia entro la quale un eventuale danno apportato all’auto, o parte del danno, è a carico del driver, per valutarne l’importo è necessario eseguire un’analisi della sinistrosità relativa agli ultimi due/tre anni, in modo da verificare le tendenze e abitudini dei driver. Questo è importante specialmente se il parco auto raggiunge grandi dimensioni. In ogni caso, tutte le franchigie nel noleggio delle flotte aziendali sono modificabili: non c’è uno standard assoluto.

• Auto sostitutiva

Un altro parametro importante nello stilare la car list è la disponibilità dell’auto sostitutiva: una voce di costo che incide sul risultato finale anche a seconda della vettura che si sceglierà come sostituta.

3. Tre consigli per stilare la car list perfetta

1. Sfrutta la standardizzazione per cluster di veicoli

La standardizzazione della selezione dei veicoli, in modo che ogni dipendente di grado simile guidi la stessa auto, può portare enormi vantaggi amministrativi e di acquisto/noleggio (ad esempio, la riallocazione delle auto è molto più semplice). Questo però non vuol dire ignorare le preferenze del personale, ma fare in modo che per ogni figura simile le scelte in car list portino ad adottare un solo modello, ad esempio con una votazione.

2. Indaga a fondo i bisogni dei tuoi collaboratori

Esamina le necessità di percorrenza, l’utilizzo dei veicoli (giornaliero o settimanale) e considera eventuali opzioni aggiuntive, di sicurezza, connettività o altri pacchetti che siano adatti alla destinazione d’uso di ciascun veicolo.

3. Rivaluta periodicamente i contratti per la gestione delle flotte

Le car list non sono scolpite nella pietra e richiedono controlli periodici, anche mensili, per garantire che siano ancora disponibili diverse varianti di modello; controlli ogni tre/sei mesi per accogliere eventuali nuovi gruppi motopropulsori e sessioni di feedback con i fornitori per avere un’idea chiara della situazione delle flotte durante il loro uso.

Con circa 9000 modelli e varianti attualmente disponibili in Italia, oltre a una vasta gamma di optional per ciascuno di questi, fare la scelta giusta delle vetture da inserire nella car list può non essere così semplice come si pensa, anche a causa dell’attuale crisi sanitaria, che sottopone molti gestori di flotte a maggiori pressioni per “fare di più, con meno”.

Hai bisogno di aiuto per la compilazione della car list o per la creazione della car policy aziendale? Clicca sul bottone e contatta il nostro esperto, che saprà guidarti nella scelta dei migliori veicoli sul mercato!